Vakantie! 7 tips voor een vlotte overdracht van taken aan je collega’s

1. Een goede voorbereiding is het halve werk

• Timing: bespreek tijdig je vakantiedata met je collega’s en je leidinggevende zodat zij niet voor verrassingen komen te staan.
• Documenteer je taken: maak een lijst met je lopende taken en projecten, mét alle deadlines en contactpersonen
• Maak ook een checklist met alle dagelijks en wekelijks terugkerende taken die je moet overdragen.

2. Communiceer helder

• Zorg voor duidelijke instructies: lijst op wat er voor elke taak moet gebeuren en maak eventueel handleidingen voor specifieke taken of systemen.
• Breng je collega’s op de hoogte van je afwezigheid: dit kan met een mail of een teammeeting, maar vergeet ook niet om voor je vertrek een duidelijk out-of-officebericht in te stellen. Vermeld hierin zeker hoelang je afwezig bent, welke collega‘s je taken overnemen en of je mails al dan niet gelezen of doorgestuurd worden. Schrijf indien nodig je bericht in meerdere talen.

3. Houd een vergadering voor de taakoverdracht

• Taken overdragen doe je het best persoonlijk, tijdens een meeting.
• Houd bij het toewijzen van taken rekening met de expertise en de werklast van je collega’s.

4. Maak de overdracht technisch mogelijk

• Gebruik eventueel projectmanagementsoftware om taken, verantwoordelijkheden en deadlines bij te houden.
• Zorg dat je collega’s toegang hebben tot de nodige documenten, tools en systemen.

5. Automatiseer waar mogelijk

• Neem je collega’s zoveel mogelijk werk uit handen door repetitieve taken te automatiseren met digitale tools.
• Ook met Billit is dit mogelijk! (Zie verderop in deze blog.)

6. Zorg voor een noodplan

• Leg duidelijk vast wat er moet gebeuren bij onverwachte problemen.
• Geef ook aan wie je collega‘s in zo’n geval moeten contacteren (en hoe).

7.    Evalueer

• Plan na je vakantie een evaluatievergadering met je collega’s om feedback te krijgen over hoe alles verlopen is tijdens je afwezigheid.
• Stuur indien nodig bij voor de volgende keer.

Je taken overdragen in Billit: creëer een extra gebruiker

Gebruik je Billit om te factureren en gaat een van je collega’s die taak overnemen tijdens je vakantie? Dat kan makkelijk!

Het handigst is dat je die collega in Billit toevoegt als een extra gebruiker voor je bedrijf. Je kan dan perfect rechten toekennen in functie van wat die collega precies gaat doen. Zo kan je, indien nodig, de toegang tot bepaalde functionaliteiten afschermen.

Taken automatiseren in Billit

Door te kiezen voor maximale automatisatie, kan je je collega heel wat werk besparen:

• Activeer de koppeling met je bank, zodat de betalingscontrole van je facturen automatisch gebeurt.
• Maak gebruik van automatische betalingsherinneringen, zodat je collega die niet manueel moet versturen. Zorg ervoor dat de tekst van de herinneringsmails vooraf correct is ingesteld.
• Laat documenten in UBL-formaat automatisch verwerken. In principe is het niet nodig om zulke documenten, die een vaste structuur hebben, nog te controleren.

Lees ook deze helppagina’s:

• Een bankrekening koppelen
• Automatische herinneringen sturen
• UBL-bestanden automatisch verwerken

Enkele aandachtspunten

Hoeft je collega dan helemaal niets meer te doen? Toch wel, afhankelijk van de situatie in jouw bedrijf kunnen dit belangrijke aandachtspunten zijn:

• De nog toe te wijzen betalingen opvolgen
• De nog te betalen aankoopfacturen opvolgen
• Documenten in de Snelle invoer verwerken (behalve UBL-documenten)
• Offertes opvolgen 
• …