Waarom een pdf nog geen gestructureerde elektronische factuur is

Wat is een digitale factuur?

Makkelijk gezegd is een digitale factuur een factuur die je digitaal (dus via computer, tablet, smartphone …) kan versturen, inkijken en verwerken.

Volgens deze definitie zou je verwachten dat een factuur in pdf-formaat inderdaad een digitale factuur is. Je kan ze immers als bijlage van een e-mail versturen en op je computer of in de cloud bewaren. Toch spreken we in dat geval slechts over een ‘semi-digitale factuur’. Op één belangrijk punt schiet zo’n pdf-bestand immers tekort: de gegevens op de factuur kunnen niet volledig automatisch overgenomen en verwerkt worden in facturatie- en boekhoudsoftware. Je moet ze nog altijd handmatig ingeven, bijvoorbeeld via copy/paste. Digitale verwerking van zo’n factuur is dus mogelijk, maar niet zo snel en makkelijk als je wel zou willen.

De verschillende soorten digitale facturen

We onderscheiden drie verschillende vormen van digitale facturen:

·        een ingescande papieren factuur

·        een semi-digitale factuur, bijvoorbeeld in pdf- of Word-formaat

·        een gestructureerde elektronische factuur (GEF), ook e-factuur of e-invoice genoemd

Het grote verschil tussen deze types digitale facturen zit ‘m in het gemak waarmee je ze kan verwerken. Bij een ingescande papieren factuur moet je de gegevens nog manueel overtypen of kan je gebruikmaken van software voor Optical Character Recognition (OCR) om de data te herkennen. Naast copy/pasten, kan je ook bij semi-digitale facturen herkenningssoftware gebruiken, maar je moet nog altijd zelf de gegevens controleren, eventueel aanvullen en bevestigen. Enkel bij een gestructureerde elektronische factuur verloopt de verwerking volledig automatisch.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is een bestand in XML-formaat, wat staat voor Extensible Markup Language. Zo’n bestand is opgebouwd volgens een universele structuur, de Universal Business Language of UBL. Die structuur zorgt ervoor dat softwarepakketten wereldwijd elektronische facturen volautomatisch kunnen inlezen en verwerken.

Gestructureerde elektronische facturen kan je gewoon via e-mail versturen, maar ook via het beveiligde Peppol-netwerk.

De voordelen van een gestructureerde elektronische factuur

Gestructureerde elektronische facturen en software om ze te beheren, zoals Billit, hebben heel wat troeven voor jou als ondernemer:

·        tijdswinst: facturen opmaken verloopt vlotter en bij de verwerking zijn geen manuele handelingen meer nodig

·        plaatsbesparing: in tegenstelling tot facturen op papier nemen e-facturen geen fysieke ruimte in

·        minder kans op menselijke fouten: handmatige invoering van data en verwerking van transacties is niet meer nodig

·        makkelijk doorzoekbaar: met de zoekmotor van je facturatiesoftware vind je in een wip de juiste factuur

·        snellere betaling: via een  betaalknop of een QR-code kan je facturen aan een betalingssysteem koppelen

·        automatische verwerking van betalingen: door een koppeling met je bank worden openstaande facturen meteen herkend

·        inzicht in je financiën: via je facturatiesoftware krijg je een overzicht van nuttige financiële gegevens en kan je analyses uitvoeren

·        vlotte communicatie met je boekhouder: dankzij de koppeling tussen facturatiesoftware en boekhoudsoftware kan jouw boekhouder je facturen vlot verwerken en jouw cijfers continu opvolgen

Lees ook: 7 voordelen van een elektronische factuur

E-facturen: verplicht in sommige gevallen

Als je goederen of diensten levert aan overheidsinstanties, dan ben je vandaag in heel wat Europese landen al verplicht om gestructureerde elektronische facturen te sturen. Dat is zo in Nederland en België (zowel federaal als in Vlaanderen), maar ook in Frankrijk, Luxemburg en tal van andere Europese landen. In Italië zijn gestructureerde elektronische facturen zelfs verplicht voor alle B2B-transacties.