In dit menu vind je de automatisch of manueel geïmporteerde banktransacties terug.
Eenmaal je bank gekoppeld is, zal Billit op basis van de geïmporteerde banktransacties het grootste deel van je facturen automatisch afpunten. Zelfs wanneer een klant foutieve gegevens gebruikt bij zijn betaling zal Billit in de meeste gevallen de transactie aan de juiste factuur kunnen koppelen of minstens een suggestie kunnen doen om welke factuur het gaat. Toch zijn er situaties waarbij dit niet het geval is. In dat geval moet je de transacties manueel verwerken.
Wanneer je naar het menu ‘Bank’ gaat, krijg je een overzicht van alle transacties die in Billit geïmporteerd zijn. Staat er naast een transactie een groen vinkje, dan is de transactie succesvol gelinkt aan een factuur. Staat er een rood uitroepingsteken, dan heeft Billit geen factuur gevonden die past bij deze transactie.
Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn:
Wanneer een transactie niet aan een factuur gekoppeld kon worden, kan je de volgende dingen doen:
Klik op de transactie in het menu ‘Bank’.
Wanneer je de transactie geopend hebt, kan je er manueel de juiste factuur aan koppelen. Dit kan je doen door op ‘Koppel aan transactie’ te klikken bij de gewenste factuur. Vind je de factuur niet meteen terug in de lijst? Gebruik dan de zoekfunctie.
Soms kan het voorvallen dat bij een bepaalde transactie geen factuur hoort. Vink dan het vakje ‘Verwerkt’ aan en voeg eventueel extra informatie toe over de verwerking bij ‘Interne informatie’. Dit kan bijvoorbeeld voorvallen bij huurinkomsten waarvoor geen factuur opgemaakt wordt.
Als er een terugbetaling van een transactie moet gebeuren doordat je klant een factuur per ongeluk twee keer heeft betaald, dan vink je deze transactie beter niet aan als 'Verwerkt', maar zet je in het veld ‘Interne informatie’: ‘Terug te betalen’ en sla je de transactie op.
Navigeer daarna naar het submenu ‘Overzicht’ in het menu ‘Bank’ en vul het woord ‘terug’ in in het zoekveld. Stel de zoekfilter in op ‘Niet verwerkt' en ‘Inkomsten'. Hierna krijg je een overzicht van de transacties die je aan jouw klanten moet terugbetalen. Selecteer de gewenste transactie en klik onderaan op ‘Niet-geassigneerd bedrag terugbetalen‘.
In het volgende scherm kan je een betalingsbestand genereren voor deze terugbetaling. Dit betalingsbestand kan je importeren in je banksoftware. Zo hoef je zelf geen gegevens over te typen en verklein je de kans op fouten bij de terugbetaling.
Na de betaling zal ook deze transactie in je overzicht met transacties verschijnen in het menu ‘Bank’. Vergeet niet om deze transactie dan manueel op verwerkt te zetten. In het infoveld kan je dan eventueel invullen dat het gaat om een terugbetaling.
Ook de oorspronkelijke transactie kan je nu op 'Verwerkt' zetten. Je hebt ze immers terugbetaald en er hoeft geen factuur meer aan deze transactie gekoppeld te worden. Om zeker te zijn welke transacties je terugbetaald hebt, kun je ook nog het infoveld bij de oorspronkelijke transactie aanvullen met ‘Betaald’. Zo weet je dat je deze terugbetaling hebt uitgevoerd.
Heeft je klant te veel betaald en dien je slechts een deel van de transactie terug te betalen? Koppel dan de factuur aan de transactie. Het te veel betaalde bedrag zal bij deze transactie blijven staan als ‘Te assigneren bedrag’. Daarna klik je op ‘Niet geassigneerd bedrag terugbetalen’ en volg je de stappen die hierboven beschreven staan om het te veel betaalde bedrag terug te betalen aan je klant.
Als je klant een factuur contant betaald heeft is er uiteraard geen transactie om te koppelen. Klik in dat geval op de factuur in het overzicht bij het menu ‘Inkomsten’. Vink de checkbox aan naast ‘Betaald’, vul de datum en betalingswijze in en klik op ‘Opslaan’. De factuur zal nu in het overzicht weergegeven worden als betaald en hoeft dus niet meer aan een transactie te worden gekoppeld.
