Kan AI helpen bij je administratie?

AI die leert en genereert

Kunstmatige intelligentie, artificiële intelligentie of AI is een vakgebied binnen de informatica dat zich bezighoudt met de ontwikkeling van computersystemen die taken kunnen uitvoeren waar normaal gezien menselijke intelligentie voor nodig is.

Hierbij moeten we het onderscheid maken tussen Machine Learning (ML) en Large Language Models (LLM’s). Bij ML worden systemen getraind om voorspellingen te doen op basis van gegevens. Denk hierbij aan gezichtsherkenning of stemherkenning. LLM’s zijn dan weer in staat om natuurlijke taal, beeld of geluid te begrijpen en zelf te genereren. Bekende voorbeelden hiervan zijn ChatGPT, DALL-E, Google Gemini en Microsoft Copilot.

Zowel ML als LLM kan je vandaag al inzetten om je administratie vlotter te laten verlopen.

6 manieren waarop AI kan helpen bij je administratie

Misschien droom je ervan om je administratie volledig aan AI over te laten, maar dat is vandaag (helaas) nog niet mogelijk. Wel kan het je helpen om bepaalde specifieke taken efficiënter uit te voeren:

1. Gegevensinvoer en -verwerking

Met AI kan je gegevensinvoer en -verwerking grotendeels automatiseren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om facturen te scannen en relevante informatie zoals bedragen, datums en namen van leveranciers automatisch te extraheren. Omdat je die gegevens dus niet handmatig moet overtypen, win je veel tijd en vermijd je menselijke fouten. Het is deze vorm van AI die we in de ‘Snelle invoer’ van Billit hebben ingebouwd. Hoe dat precies zit, lees je verderop in dit artikel.

2. Boekhouding

Je kan AI ook inzetten om verschillende boekhoudkundige taken te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch classificeren van transacties, opstellen van financiële overzichten of genereren van belastingaangiften. Dankzij AI verlopen deze processen efficiënter, waardoor jij of je accountant tijd bespaart.

3. Workflow-automatisering

AI kan workflows automatiseren door repetitieve taken te identificeren en uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van herinneringen voor deadlines op basis van info in facturen of e-mails.

4. Voorspelling van je cashflow

Door historische gegevens te analyseren, kan AI helpen bij het voorspellen van je toekomstige cashflow. Dit maakt het mogelijk om beter financieel te plannen en je voor te bereiden op mogelijke tekorten of overschotten.

5. Fraudedetectie

AI kan helpen bij het opsporen van verdachte activiteiten of transacties die wijzen op fraude. Dankzij deze technologie is het mogelijk om patronen te herkennen die je als mens moeilijk zelf kan identificeren. Zo wordt het voor bedrijven makkelijker om fraude te voorkomen of te minimaliseren.

6. Contractbeheer

Je kan AI inzetten om contracten te analyseren en belangrijke informatie te extraheren, zoals vervaldatums, voorwaarden en verplichtingen. Dit maakt contractbeheer efficiënter en je verkleint het risico om belangrijke deadlines te missen.

Hoe de ‘Snelle invoer’ van Billit gebruikmaakt van AI

Ongetwijfeld weet je dat je via de ‘Snelle invoer’ in Billit makkelijk documenten zoals afbeeldingen of pdf’s kan importeren. Die documenten kan je vervolgens automatisch verwerken via optical character recognition (OCR).  Daarbij worden gegevens zoals bedragen, datums, etc. geëxtraheerd en overgenomen op een e-factuur of ander digitaal document.

Bij dit proces passen we Machine Learning toe: onze OCR is zelflerend, wat betekent dat hij nauwkeuriger wordt naarmate je hem meer gebruikt.

Dit is hoe het werkt:

• Onze software probeert van elke afbeelding of pdf die in Snelle invoer wordt geïmporteerd de data op te halen die nodig is om een gestructureerde factuur op te stellen. Hierbij worden de coördinaten die aangeven waar de gegevens zich op het document bevinden, opgeslagen.
  
  
•  Als een gebruiker een van de gevonden velden corrigeert, dan houdt de OCR ook die info bij. De nieuwe waarde die de gebruiker opgeeft, gaat de software vervolgens zoeken op het document om ook daarvan de coördinaten op te slaan.
  
  
• Alle data die zo wordt opgeslagen, gebruikt onze software om nieuwe afbeeldingen of pdf’s beter te interpreteren.

Opmerkelijk is dat we dit systeem al van bij het prille begin – in  2014! – in Billit hebben ingebouwd. Het is dus veel ouder dan de LLM-toepassingen die vandaag zo populair zijn. Leuk is ook dat alle Billit-gebruikers in feite elkaar helpen om onze OCR nauwkeuriger te maken. Eigenlijk doe je dus een goede daad, telkens je met onze software een nieuw document scant …

NB – Had je trouwens gemerkt dat we de afbeelding bovenaan deze blogpost ook met behulp van AI hebben gemaakt? De tekst hebben we vooralsnog zelf neergepend, al lieten we ons ook daarvoor op sommige punten inspireren door ChatGPT.