Peppol: wat is het verschil tussen evidence files en IMR-berichten?

Geen nieuw concept

Het gebruik van een ontvangstbewijs (return receipt) bestaat al heel lang in de digitale communicatie. Maar ook voor klassieke communicatie op papier is er zo’n systeem. Zo krijg je als je in het postkantoor een aangetekende brief afgeeft, een papieren ontvangstbewijsje mee. Daarmee kan je aantonen wanneer je je aangetekende brief verzonden hebt. Of je bestemmeling die effectief gelezen heeft, dat weet je daarmee niet, maar je hebt wel een bewijs in handen dat je de brief hebt afgeven in het postkantoor en dat je dus het nodige gedaan hebt om de brief correct aangetekend te verzenden.

Evidence files: bewijs van correcte verzending

Een evidence file (ook proof-of-delivery message genoemd) heeft exact dezelfde functie bij de verzending van documenten over het Peppol-netwerk. Daarmee krijg je namelijk het bewijs dat je factuur correct is doorgestuurd en dat jij dus al het nodige gedaan hebt om je factuur aan je klant te leveren. Normaal gezien ontvang je enkele seconden na het verzenden van je document via Peppol al een evidence file.

Er zit evenwel een addertje onder het gras, want dit betekent niet dat je document ook helemaal tot bij je bestemmeling is geraakt. Je krijgt namelijk een evidence file op het moment dat je document correct is aangekomen bij het Peppol Access Point van je bestemmeling. Er kan zich dus nog altijd een technisch probleem voordoen bij het versturen van het document vanuit dat Access Point naar de facturatiesoftware van je bestemmeling. Maar in dat geval ligt de fout niet bij jou, maar bij de Peppol-serviceprovider van je bestemmeling.

IMR-berichten: klant geeft feedback

Een evidence file is dus een puur technisch bericht over de verzending van je document. Het vertelt je niet of je klant ook effectief aan de slag gaat met je factuur. Om dat te weten te komen, voorziet het Peppol-netwerk een ander soort berichten, namelijk statusberichten.

Zo’n statusbericht heet officieel een Invoice Message Response of IMR (soms ook kortweg: Invoice Response). Daarmee kan je ontvanger gedetailleerde feedback geven over je factuur, onder de vorm van verschillende statussen. Het is dus je klant zelf die deze berichten triggert door in zijn facturatiesoftware bepaalde acties te ondernemen.

IMR-berichten kunnen de volgende statussen aangeven:

·        Ontvangen (message acknowledgement - AB)

·        In verwerking (in process – IP)

·        Aanvaard (accepted – AP)

·        Verworpen (rejected – RE), met de reden van verwerping, bijvoorbeeld: ordernummer niet correct

·        Extra informatie nodig (under query - UQ)

·        Voorwaardelijk aanvaard (conditionally accepted - CA)

·        Betaald (paid – PD)

Evidence files en IMR-berichten in Billit

Billit ondersteunt zowel evidence files als IMR-berichten (behalve UQ en CA). Je vindt deze meldingen bij de ‘Berichten’ onder elke verkoopfactuur die je via Peppol hebt verstuurd. Zo zie je meteen wanneer je factuur correct werd verzonden en of je klant al bezig is met de verwerking.

Bij de aankoopfacturen verstuurt Billit automatisch de correcte status in functie van acties die jij onderneemt (bijvoorbeeld de factuur op ‘Betaald’ zetten). Je hoeft in Billit dus niets extra’s te doen, op voorwaarde dat de verzender van de factuur de ontvangst van deze statusberichten gepubliceerd heeft in het Peppol-adresboek.

Meer informatie hierover vind je in ons help-artikel over facturen.