Digitale facturen zijn in opmars, maar wat is dat precies, een digitale factuur? Is dat gewoon een pdf-document of is het toch nog iets anders? In deze blog leggen we het je haarfijn uit.
Ook vertellen we je wat de voordelen van digitaal factureren zijn en hoe het je helpt om je administratie veel efficiënter af te handelen.
Een digitale factuur (ook elektronische factuur, e-factuur of e-invoice genoemd) is een factuur die je digitaal (dus via computer, tablet, smartphone …) kan versturen, inkijken en verwerken.
Misschien denk je daarbij spontaan aan een ingescande papieren factuur of een factuur in pdf- of Word-formaat, maar dat is in feite niet wat we hiermee bedoelen.
Een ‘echte’ digitale factuur heeft namelijk een vaste structuur, waardoor we ook vaak spreken over een gestructureerde elektronische factuur of GEF. Dankzij die structuur kunnen softwarepakketten wereldwijd deze digitale facturen volautomatisch inlezen en verwerken.
Concreet is een GEF een computerbestand in XML-formaat (XML staat voor Extensible Markup Language). Het is dus een tekstbestand, zonder enige lay-out. De standaardtaal waarin zo’n factuur is opgebouwd noemen we de Universal Business Language of UBL.
In de regel worden GEF’s niet via e-mail, maar via een beveiligd netwerk verstuurd. Het bekendste voorbeeld hiervan is het Peppol-netwerk, al worden er in sommige landen andere netwerken gebruikt.
Kortom: een e-factuur …
Lees ook: Waarom een pdf nog geen gestructureerde elektronische factuur is
Klassieke facturen op papier vragen erg veel tijd om te verwerken. Je moet ze versturen, ontvangen, controleren, betalen, … En je moet goed in de gaten houden of je klant tijdig betaalt en indien nodig een betalingsherinnering sturen. Bovendien is het risico op menselijke fouten bij processen die op papier gebaseerd zijn vrij groot.
Het gevolg: tijdverspilling, hogere kosten en een negatieve impact op je business, omdat je minder tijd kan besteden aan de kernactiviteiten van je onderneming die een échte meerwaarde opleveren.
Met de digitale mogelijkheden van vandaag kan je je facturatieproces maximaal automatiseren om zo tijd te winnen en fouten te vermijden.
Een GEF heeft als voordeel dat alle facturatiegegevens op een vaste plaats in het digitale bestand vastgelegd worden. Dat betekent dat gespecialiseerde softwarepakketten daarmee aan de slag kunnen om taken die jij vroeger zelf moest doen automatisch uit te voeren.
Denk bijvoorbeeld aan:
Het spreekt voor zich dat dit leidt tot een aanzienlijke efficiëntiewinst en kostenbesparing. Maar dat niet alleen: e-facturatie zorgt ook voor een snellere verwerking en betaling van je facturen. En dat komt dan weer je cashflow ten goede.
Met de digitale mogelijkheden van vandaag kan je je facturatieproces maximaal automatiseren om zo tijd te winnen en fouten te vermijden.
Een GEF heeft als voordeel dat alle facturatiegegevens op een vaste plaats in het digitale bestand vastgelegd worden. Dat betekent dat gespecialiseerde softwarepakketten daarmee aan de slag kunnen om taken die jij vroeger zelf moest doen automatisch uit te voeren.
Denk bijvoorbeeld aan:
Het spreekt voor zich dat dit leidt tot een aanzienlijke efficiëntiewinst en kostenbesparing. Maar dat niet alleen: e-facturatie zorgt ook voor een snellere verwerking en betaling van je facturen. En dat komt dan weer je cashflow ten goede.
In Nederland geldt er nog geen algemene verplichting om digitaal te factureren, maar wereldwijd zijn er wel meer en meer landen die e-facturatie verplichten of overwegen om dat te doen.
De belangrijkste reden hiervoor is het vermijden van factuurfraude en het dichten van de btw-kloof (het verschil tussen de verwachte btw-opbrengsten en de daadwerkelijk ontvangen btw-inkomsten). Met digitale facturen is het namelijk makkelijker om fraude op te sporen, en dit zowel op nationaal als op internationaal niveau.
Mocht er in de toekomst in Nederland zo'n verplichting komen, dan hoeft dit je zeker niet af te schrikken. Zoals we hierboven al zeiden heeft digitaal factureren tal van voordelen voor jouw bedrijf. Laat ons dus samen de stap naar een digitale toekomst zetten!
Maak gratis een account en ga meteen aan de slag.
Deel
Een van de standaarden voor e-facturatie in Europa is Peppol, wat bij de lancering stond voor Pan-European Public Procurement Online. Vandaag is Peppol een solide internationale merknaam geworden, die breder gaat dan Europa en overheden. Wat moet je weten over dit netwerk?
Lees meer
